Un chatbot de WhatsApp para agendar citas es un asistente que, cuando un cliente escribe "¿tenéis hueco el viernes?", consulta tu agenda real, le propone horas libres, reserva la que elija, confirma por escrito y envía un recordatorio antes de la cita. Funciona a cualquier hora, se conecta a Google Calendar o a tu programa de reservas y deja a tu equipo solo los casos que necesitan a una persona.
Cómo funciona un chatbot de WhatsApp que da citas
El flujo típico de una conversación es este:
- El cliente escribe como lo haría a una persona: "Hola, quería cita para cambiar el aceite esta semana".
- El asistente entiende el servicio y sabe cuánto dura y qué profesional o recurso necesita.
- Consulta la agenda y propone dos o tres huecos reales: "Tengo el miércoles a las 9:00 o el jueves a las 16:30".
- Pide los datos que faltan: nombre, matrícula, motivo, lo que tú hayas definido.
- Reserva y confirma por escrito con día, hora, dirección y cómo cancelar.
- Envía un recordatorio el día antes o unas horas antes, con opción de confirmar, cambiar o cancelar.
- Libera el hueco si el cliente cancela, para que otro pueda ocuparlo.
Con un chatbot de reglas, todo esto se hace con botones (elige servicio, elige día, elige hora). Con un asistente de IA, el cliente puede escribir libremente y el sistema entiende expresiones como "el martes que viene por la tarde" o "lo antes posible". La diferencia la explicamos en chatbot para WhatsApp Business.
Conexión con Google Calendar u otro programa de reservas
La clave de un chatbot de citas es que lea y escriba en tu agenda de verdad. Si solo recoge la petición y luego tienes que apuntarla a mano, te ahorras poco.
- Google Calendar u Outlook: la opción más sencilla para negocios con una o pocas agendas. Cada profesional o cabina puede tener su calendario.
- Software de reservas o de gestión que ya uses (clínica, peluquería, taller): si tiene API o integraciones, el asistente puede reservar directamente ahí y evitas tener dos agendas.
- Reglas de negocio: duración de cada servicio, tiempo entre citas, antelación mínima, días festivos, servicios que solo hace cierto profesional. Cuanto mejor las definas, menos errores.
Un detalle técnico que marca la diferencia: el asistente debe comprobar el hueco justo antes de reservarlo. Si dos clientes piden la misma hora a la vez, o alguien del equipo apunta una cita a mano mientras tanto, el sistema tiene que detectarlo y ofrecer otra opción en lugar de crear una cita doble. Pregunta siempre a tu proveedor cómo resuelve este caso y pruébalo antes de ponerlo en marcha.
Para conectar el asistente a WhatsApp de forma estable hay que usar la plataforma oficial con API. Las herramientas no oficiales que automatizan la app ponen en riesgo tu número; lo contamos en WhatsApp Business API: qué es y precios.
Recordatorios y cancelaciones para reducir ausencias
Las citas a las que el cliente no se presenta son horas perdidas que no puedes recuperar. Un recordatorio por WhatsApp, que es el canal que más se mira, ayuda a que el cliente se acuerde o avise a tiempo si no puede venir.
Buenas prácticas:
- Envía el recordatorio con antelación suficiente para poder recolocar el hueco, por ejemplo la tarde anterior.
- Pide una confirmación sencilla ("responde SÍ para confirmar o escribe para cambiar la cita").
- Si el cliente cancela, ofrece en el mismo mensaje otra fecha.
- Si tienes lista de espera, que el asistente avise al siguiente cuando se libera un hueco.
En cuanto al coste, según la tarifa de Meta un recordatorio que envías tú fuera de la ventana de 24 horas tras el último mensaje del cliente es una plantilla de utilidad y se cobra por mensaje entregado, a un precio bastante inferior al de los mensajes de marketing. Las respuestas que das dentro de esa ventana no se cobran.
Ejemplos por tipo de negocio
| Negocio | Qué resuelve el asistente | Detalle a configurar |
|---|---|---|
| Clínica dental, fisioterapia o psicología | Primera visita, revisiones, cambios y cancelaciones | Primera visita frente a seguimiento; profesional asignado; no dar consejo clínico |
| Peluquería o estética | Reserva por servicio y profesional | Duración de cada servicio y combinaciones (corte más color) |
| Taller mecánico | Revisiones, cambio de aceite, neumáticos, pre-ITV | Capacidad por franja; datos del vehículo |
| Despacho o gestoría | Primera consulta y reuniones de seguimiento | Motivo de la consulta; presencial u online; documentación a traer |
| Inmobiliaria | Visitas a inmuebles | Disponibilidad del agente y del inmueble; filtrado previo del interesado |
Si muchas de tus citas entran por teléfono, puedes combinarlo con un agente de voz con IA que use la misma agenda y las mismas reglas.
Datos personales y de salud: lo que debes cuidar
Un chatbot de citas maneja nombres, teléfonos y, en algunos negocios, información sensible. Ten en cuenta:
- Informa de quién trata los datos y para qué, por ejemplo con un enlace a tu política de privacidad en el primer mensaje.
- Pide solo lo necesario. Para dar una cita de fisioterapia basta con nombre, teléfono y tipo de sesión; el detalle clínico, mejor en consulta.
- Datos de salud: el RGPD los considera categoría especial (art. 9). Elige proveedores que firmen contrato de encargado del tratamiento y revisa dónde se alojan los datos.
- Avisa de que es una IA. Desde el 2 de agosto de 2026 el Reglamento europeo de IA exige que la persona sepa que interactúa con un sistema de IA cuando no sea evidente.
- Ofrece hablar con una persona en cualquier momento.
Cómo ponerlo en marcha
- Haz la lista de servicios con su duración, precio y quién los hace.
- Ordena la agenda: un calendario por profesional o recurso, con horarios y festivos.
- Escribe las normas: antelación mínima, política de cancelación, qué datos pedir.
- Conecta tu número a la plataforma oficial de WhatsApp y el asistente a la agenda.
- Crea las plantillas de confirmación y recordatorio para que Meta las apruebe.
- Prueba durante unos días con clientes de confianza y revisa cada conversación.
- Cuando funcione, añade la petición de reseña tras la cita; te explicamos cómo hacerlo bien en cómo conseguir más reseñas en Google.
Si quieres estimar el presupuesto antes de empezar, revisa cuánto cuesta un agente de IA o un chatbot.
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