El CRM del Kit Digital es la solución de "gestión de clientes": un programa para registrar contactos, clientes potenciales, oportunidades y presupuestos, con tareas, alertas e informes comerciales. El programa subvencionaba 2.000 € con un usuario para negocios de hasta 9 empleados y 4.000 € con tres usuarios de 10 a 49, e incluía entre 30 y 40 horas de configuración y 12 meses de servicio.
Un CRM bien implantado es de las soluciones que más se notan en la cuenta de resultados, porque evita lo más caro de una pyme: presupuestos que nadie vuelve a llamar. Vamos a ver qué exigía el programa y cómo usarlo para que no se quede en una base de datos olvidada.
Qué es la solución de gestión de clientes
Piensa en una inmobiliaria que recibe consultas por portales, por teléfono y por WhatsApp. Sin CRM, cada comercial apunta las cosas a su manera y nadie sabe qué comprador está esperando respuesta. Con CRM, cada contacto entra en el mismo sitio, tiene un responsable, un estado (nuevo, visita hecha, oferta presentada, cerrado) y una próxima tarea con fecha.
Eso es lo que el Kit Digital llamaba gestión de clientes. Si todavía estás valorando qué tipo de herramienta necesitas, tienes una visión general en CRM para pymes: qué es y cuál elegir.
Funcionalidades que exige el Kit Digital a un CRM
Los requisitos mínimos están en el anexo IV de las bases, en la redacción de la Orden TDF/435/2024:
| Segmento | Importe | Usuarios incluidos | Horas de configuración |
|---|---|---|---|
| III (0 a 2 empleados) | 2.000 € | 1 | 30 |
| II (3 a 9 empleados) | 2.000 € | 1 | 30 |
| I (10 a 49 empleados) | 4.000 € | 3 | 40 |
Tras esas horas de configuración y carga de datos, la herramienta debía ofrecer como mínimo:
- Gestión de clientes: ficha de cada cliente desde que es una oportunidad hasta que compra.
- Leads: alta manual o por importación de fichero, con reglas para asignarlos según criterios.
- Oportunidades: seguimiento de ofertas y presupuestos con su estado (en análisis, oferta presentada, en negociación, ganada, cancelada).
- Acciones y tareas comerciales, manuales o automáticas.
- Informes y seguimiento con indicadores, embudo de ventas y comparativas por periodos.
- Alertas visuales sobre clientes.
- Gestión documental para adjuntar presupuestos, contratos y documentos del cliente.
- Diseño responsive para usarlo desde el móvil.
- Integración con otras herramientas mediante API o servicios web.
Las medianas empresas tenían además una versión con inteligencia artificial (puntuación predictiva de leads, automatización de citas y de tareas), que explicamos en el Kit Digital y la IA.
Qué CRM se usaban en el programa
Las bases no imponen ninguna marca. Valía un CRM de mercado (HubSpot, Zoho, Pipedrive, Salesforce u Odoo, por citar algunos conocidos) o uno desarrollado por el propio agente, siempre que cumpliera todas las funcionalidades de la lista. Esa última condición deja fuera algunas versiones básicas de herramientas conocidas, por ejemplo si no permiten gestión documental o acceso por API.
Antes de firmar, o si ya lo tienes, aclara tres cosas por escrito:
- Licencia tras los 12 meses: cuánto costará cada usuario cuando termine el periodo subvencionado.
- Usuarios adicionales: el bono incluía uno o tres; si necesitas más, se pagan aparte.
- Exportación de datos: que puedas descargar tus clientes y oportunidades si cambias de herramienta.
Y pregunta quién es el titular de la cuenta del CRM. Si está a nombre del agente y no de tu empresa, cambiar de proveedor al terminar el periodo subvencionado será bastante más complicado.
Cómo usar el CRM de verdad para no perder oportunidades
La mayoría de CRM que fracasan en pymes no fallan por la herramienta, sino porque nadie cambia su forma de trabajar. Estas reglas sencillas cambian el resultado:
- Todo contacto entra en el CRM el mismo día, venga del teléfono, del formulario de la web o de WhatsApp.
- Ninguna oportunidad sin próxima tarea: "llamar el jueves", "enviar presupuesto revisado". Si no hay tarea, la oportunidad se enfría.
- Pocos estados y claros: los del propio programa funcionan bien para empezar.
- Revisión semanal de 15 minutos del embudo: qué presupuestos llevan más de una semana sin respuesta.
- Automatiza lo repetitivo: recordatorio a los tres días de enviar un presupuesto, aviso cuando entra un lead nuevo.
Un ejemplo: una empresa de reformas que envía 30 presupuestos al mes y no hace seguimiento deja que el cliente decida solo. Con una tarea automática de seguimiento a los tres días, al menos todos reciben una llamada. El siguiente paso es conectar el CRM con un asistente que atienda WhatsApp y registre los contactos solo; lo contamos en chatbot para WhatsApp Business y en automatización con IA para pymes.
Cómo aprovechar las horas de configuración
Entre 30 y 40 horas dan para mucho si llegas preparado. Lleva tu lista de clientes en una hoja de cálculo limpia, define tus etapas de venta, decide qué campos necesitas (origen del contacto, tipo de servicio, importe) y pide que te dejen montadas las plantillas de presupuesto y las tareas automáticas. Pide también una sesión práctica con tu equipo usando casos reales.
Y nombra a una persona responsable dentro de la empresa. Si el CRM es "de todos", acaba siendo de nadie: alguien tiene que revisar que los datos se mantienen al día y recordar al resto que lo usen, sobre todo las primeras semanas.
Justificación del CRM del Kit Digital
La justificación la presenta el agente digitalizador ante Red.es en dos fases: al terminar la implantación (primera fase, con un 70 % del importe) y al terminar los 12 meses de servicio (30 %). Tú firmas el acuerdo de prestación al inicio y, como beneficiario, debes conservar facturas y documentación durante al menos cuatro años desde el fin del plazo de justificación, según la convocatoria.
Si el CRM no se llegó a configurar o no se usa, díselo al agente por escrito durante el periodo de servicio. Tienes el proceso completo en la justificación del Kit Digital y el resto de soluciones en qué incluye el Kit Digital.
Cómo te ayuda Promptea
En Promptea implantamos CRM en pymes y los conectamos con la web, WhatsApp y agentes de IA para que los contactos entren solos y nadie se quede sin respuesta. Como agente digitalizador, con Promptea no pagas el IVA de la solución porque gestionamos el Kit Digital desde Canarias. Te damos presupuesto cerrado por escrito tras un diagnóstico sin compromiso en 48 horas: pide un diagnóstico sin compromiso.