Una factura electrónica es una factura que se emite, se envía y se recibe en formato electrónico. Con la obligación que llega para las facturas entre empresas, eso significa algo más concreto: un archivo estructurado (UBL, Facturae, CII o EDIFACT) que los programas de emisor y receptor pueden leer sin que nadie teclee los datos. Un PDF enviado por correo no cumple esa exigencia, aunque contenga los mismos datos.
Qué es una factura electrónica
El Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, define la factura electrónica como la que cumple sus requisitos y se expide y recibe en formato electrónico. Hasta ahora, usarla dependía de que el cliente diera su consentimiento.
Eso cambia con el Real Decreto 238/2026, que desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Cuando te llegue la fecha, ya no hará falta el consentimiento del cliente empresa: la factura tendrá que ser electrónica y, además, estructurada según la norma europea EN 16931.
En corto: la factura electrónica no es un documento que se ve, es un conjunto de datos ordenados que se pueden mostrar en pantalla o imprimir, pero cuyo valor está en que un programa los entiende.
Un ejemplo: una distribuidora de bebidas envía cada semana facturas a 80 bares. Con un PDF, cada bar o su gestoría tiene que abrir el archivo y copiar los datos en su programa. Con una factura en UBL, el programa del bar la recibe, la registra y la deja lista para aceptarla y pagarla.
¿Un PDF es una factura electrónica?
Depende de para qué. Hoy, entre empresas que lo acepten, un PDF puede servir como factura electrónica si se garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, por ejemplo con firma electrónica avanzada. Por eso muchas empresas llevan años enviando PDF sin problema.
Para la obligación nueva, no. El PDF es una imagen del documento: un programa no puede saber con seguridad dónde está el NIF, la base imponible o el vencimiento sin interpretarlo. La norma exige un mensaje estructurado, y el PDF solo aparece como acompañamiento temporal: las empresas que facturan más de 8 millones deberán enviarlo junto a la factura estructurada durante sus primeros 12 meses, salvo que el cliente renuncie a él.
Para qué sirve la factura electrónica
- Ahorra tiempo: la factura entra en el programa del cliente sin copiar datos a mano, y lo mismo con las que tú recibes.
- Reduce errores: no hay importes mal tecleados ni NIF equivocados al contabilizar.
- Permite seguir el cobro: el cliente tendrá que comunicar si acepta o rechaza la factura y cuándo la paga.
- Combate la morosidad: ese seguimiento permitirá medir los plazos reales de pago entre empresas, que es uno de los objetivos de la Ley Crea y Crece.
Para una gestoría que recibe cientos de facturas de sus clientes, o para una empresa de reformas que compra a muchos proveedores, la diferencia en horas de trabajo es notable.
Qué debe contener una factura electrónica
Los mismos datos que cualquier factura completa, según el artículo 6 del Reglamento de facturación:
| Dato | Ejemplo o comentario |
|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Correlativos, sin saltos |
| Fecha de expedición | Y fecha de la operación, si es distinta |
| Nombre o razón social de emisor y destinatario | Completos |
| NIF del emisor y, en su caso, del destinatario | Imprescindible entre empresas |
| Domicilio de emisor y destinatario | |
| Descripción de las operaciones y base imponible | Con precio unitario y descuentos |
| Tipo de IVA aplicado y cuota | La cuota, por separado |
| Menciones especiales cuando proceda | Exención, inversión del sujeto pasivo, régimen especial del criterio de caja, facturación por el destinatario |
En la factura electrónica estructurada, además, cada factura lleva un código único formado por el NIF del emisor, el número y la serie, y la fecha de expedición.
Formatos: Facturae, UBL y otros
El reglamento admite cuatro sintaxis, todas basadas en el modelo europeo EN 16931:
- UBL: es el formato de la solución pública de la Agencia Tributaria y el que usa la red europea Peppol.
- Facturae: el formato español que ya se usa para facturar a las Administraciones Públicas a través de FACe.
- CII y EDIFACT: habituales en grandes empresas y en sectores como la distribución.
Si ya facturas a un ayuntamiento o a otra administración, conoces Facturae. Desde 2015, la Ley 25/2013 obliga a las sociedades a enviar sus facturas al sector público en ese formato, con firma electrónica avanzada, a través del punto general de entrada de cada administración. Los autónomos pueden usar ese canal de forma voluntaria, y las administraciones pueden excluir de la obligación las facturas de hasta 5.000 euros.
Las plataformas privadas deben convertir entre formatos y enviar a la solución pública una copia en UBL de cada factura. Para ti, lo importante es que tu programa emita y reciba al menos uno de ellos y se conecte con el resto. En programas de factura electrónica repasamos cómo elegir.
Cómo funciona y qué se necesita
El circuito será así: emites la factura en tu programa, que la envía por una plataforma privada o por la solución pública de la Agencia Tributaria; tu cliente la recibe en su sistema, la acepta o la rechaza, e informa del pago. Para empezar necesitas:
- Un programa de facturación compatible o la solución pública de la Agencia Tributaria, de acceso gratuito.
- Los datos fiscales correctos de tus clientes empresa.
- Un medio de identificación: el acceso a la solución pública se hace con certificado electrónico, y sus formularios admiten también Cl@ve.
- Saber qué fecha te corresponde, que explicamos en factura electrónica obligatoria.
Si quieres verlo paso a paso, con ejemplos, lo tienes en cómo hacer y enviar una factura electrónica.
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