El mejor programa de factura electrónica es el que cumple el reglamento de sistemas de facturación (Verifactu), podrá emitir y recibir facturas estructuradas entre empresas cuando sean obligatorias y encaja con tu forma de trabajar y con tu gestoría. Si emites pocas facturas, la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria puede bastarte; si haces tickets, llevas inventario o facturas mucho, te compensa un programa de pago.
No hay un "mejor programa" universal. Una peluquería con caja, una gestoría con cuotas mensuales y un taller con almacén necesitan cosas distintas. Vamos con los criterios.
Qué debe cumplir cualquier programa entre 2026 y 2028
Hay dos obligaciones distintas que tu programa tiene que resolver:
- Verifactu. El reglamento de sistemas informáticos de facturación exige que el programa genere registros inalterables de cada factura, incluya un código QR y, si lo eliges, los envíe a la AEAT. Los fabricantes deben tener sus productos adaptados desde el 29 de julio de 2025. Para los usuarios, la norma vigente fija antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para autónomos y demás. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció su previsión de retrasarlo a octubre de 2028, pero todavía no está aprobado. Lo detallamos en cuándo es obligatorio Verifactu.
- Factura electrónica entre empresas. Desde el 6 de octubre de 2027 (más de 8 millones de facturación) o el 6 de octubre de 2028 (resto), habrá que emitir y recibir facturas en formato estructurado (UBL, Facturae, CII o EDIFACT) a través de plataformas o de la solución pública de la AEAT, e informar del pago.
Criterios para elegir programa de facturación
| Criterio | Qué preguntar |
|---|---|
| Verifactu | ¿Tiene declaración responsable? ¿Funciona en modalidad VERI*FACTU, no VERI*FACTU o ambas? |
| Factura B2B | ¿Emite y recibe UBL o Facturae? ¿Se conectará con la solución pública o con otras plataformas? |
| Administración | ¿Genera Facturae firmada y la presenta en FACe? |
| Tickets y TPV | ¿Emite facturas simplificadas? ¿Se integra con tu caja o tu TPV? |
| Banco | ¿Concilia los cobros con tu cuenta de forma automática? |
| Gestoría | ¿Tu asesoría puede entrar o recibir las facturas en el formato que usa? |
| Funciones extra | Presupuestos, albaranes, facturas recurrentes, recordatorios de cobro, inventario. |
| Precio | ¿Qué incluye cada plan? ¿Hay permanencia? ¿Cuánto sube al añadir usuarios? |
| Tus datos | ¿Puedes exportar todas tus facturas si mañana cambias de programa? |
El último punto se olvida mucho. Cambiar de programa es normal; quedarte sin acceso a tu historial de facturas, no.
Qué tipo de programa encaja con tu negocio
| Perfil | Qué necesitas | Opción razonable |
|---|---|---|
| Autónomo con pocas facturas al mes (diseñador, consultor, fisioterapeuta que factura a empresas) | Facturas completas con retención de IRPF | Aplicación de la AEAT o plan básico de un programa online |
| Profesional con cuotas recurrentes (gestoría, academia, gimnasio) | Recurrentes, remesas bancarias, avisos de cobro | Programa online con facturas recurrentes y conexión bancaria |
| Comercio u hostelería (bar, peluquería, tienda) | Tickets, cierre de caja, TPV | TPV adaptado a Verifactu, conectado con la facturación |
| Pyme con almacén (taller, distribuidor) | Inventario, albaranes, varios usuarios | Programa de gestión con módulo de facturación |
| Empresa que trabaja para la Administración (reformas, mantenimiento) | Facturae firmada y envío a FACe | Programa que genere Facturae, o MiFacturae para casos puntuales |
| Empresa de más de 8 millones de facturación | Factura B2B desde el 6 de octubre de 2027 | Programa con plataforma de intercambio ya resuelta |
Si eres autónomo y dudas entre estas opciones, tienes más detalle en Verifactu para autónomos.
Programas de factura electrónica gratis: qué permiten
La aplicación de facturación de la AEAT
La Agencia Tributaria ofrece una aplicación de facturación gratuita para autónomos, profesionales y empresas que emiten un número reducido de facturas al año. Entras con Cl@ve Móvil, certificado electrónico o DNI electrónico.
- Qué hace: guarda tus datos, clientes, productos y series de numeración, permite borradores y descargar las facturas en PDF. Cumple Verifactu: envía el registro de cada factura a la AEAT en el momento de emitirla.
- Límites: solo emite facturas completas, no facturas simplificadas (tickets). Las facturas y registros solo se gestionan dentro de la propia aplicación, sin exportarlos a otro programa. No es un programa de contabilidad.
MiFacturae para la Administración
Si facturas a ayuntamientos u otros organismos, MiFacturae permite crear, firmar y enviar facturas en formato Facturae a FACe desde el navegador. Para firmar necesitas certificado electrónico o DNI electrónico. El paso a paso está en cómo hacer y enviar una factura electrónica.
Pruebas, Excel y Word
Los programas comerciales suelen dar un periodo de prueba sin tarjeta. Si encuentras un plan gratuito permanente, revisa cuántas facturas permite y si tiene declaración responsable de Verifactu. Excel o Word solo para escribir e imprimir no cuentan como sistema de facturación, pero tampoco te sirven para la factura estructurada que viene.
Cuánto cuesta un programa de facturación
Precios orientativos de mercado consultados en octubre de 2026, siempre más IVA:
- Planes básicos de facturación: entre 7 y 15 euros al mes, con descuento si pagas el año completo.
- Planes con contabilidad, inventario o varios usuarios: de 30 a más de 100 euros al mes.
- TPV para comercio u hostelería: además de la licencia, cuenta con el hardware (terminal, impresora de tickets, cajón) y con el mantenimiento.
Lo que más mueve el precio es el número de usuarios, los módulos que añadas y el tipo de soporte. Compara siempre el precio normal, no solo el de los primeros meses.
El Kit Digital incluía la factura electrónica entre sus soluciones, pero a fecha de octubre de 2026 no hay convocatoria abierta para nuevas solicitudes. Lo explicamos en Kit Digital y factura electrónica.
Cómo cambiar de programa sin perder datos
- Exporta todo lo que tengas en el programa actual: facturas emitidas, recibidas, clientes y registros.
- Conserva el acceso o una copia durante el plazo en que debes guardar tus facturas.
- Acuerda con tu gestoría la fecha de cambio y cómo seguir la numeración.
- Prueba con pocas facturas y comprueba que salen con el código QR y los datos correctos.
- Ten en cuenta la modalidad. Si empiezas a enviar registros en modalidad VERI*FACTU, debes mantenerla al menos hasta el final de ese año natural.
Si quieres entender qué hace por dentro un programa adaptado, empieza por qué es Verifactu y cómo funciona.
Cómo te ayuda Promptea
En Promptea analizamos cómo facturas hoy (volumen, tickets, gestoría, clientes públicos) y te recomendamos un programa adaptado a Verifactu y preparado para la factura electrónica entre empresas; después lo configuramos y migramos tus datos. Trabajamos con presupuesto cerrado por escrito tras un diagnóstico sin compromiso en 48 horas. Pide un diagnóstico sin compromiso y te decimos qué opción encaja con tu negocio.