Para hacer una factura electrónica necesitas un programa de facturación que la genere en formato electrónico, enviarla por un canal que garantice que llega íntegra y conservarla en ese mismo formato. A fecha de octubre de 2026, entre empresas sigue valiendo un PDF si tu cliente lo acepta; a la Administración hay que enviarla en formato Facturae, firmada y a través de FACe o del punto de entrada que corresponda.
Esto va a cambiar: la factura electrónica estructurada será obligatoria entre empresas y autónomos a partir del 6 de octubre de 2027 para quien facture más de 8 millones de euros al año y del 6 de octubre de 2028 para el resto. Aquí tienes el proceso de hoy y el que viene.
¿Qué cuenta hoy como factura electrónica?
Hoy la normativa considera factura electrónica cualquier factura que se expide y se recibe en formato electrónico. Un PDF enviado por email es válido, siempre que el cliente acepte recibirla así y puedas garantizar que el contenido no se ha alterado.
La obligación de la Ley 18/2022 "Crea y Crece", desarrollada por el Real Decreto 238/2026, va más allá. Exige un mensaje estructurado que siga la norma europea EN 16931 en una de estas sintaxis: UBL, Facturae, CII o EDIFACT. Es un archivo que el programa de tu cliente puede leer y contabilizar sin teclear nada. Las facturas simplificadas (tickets) quedan fuera, salvo las cualificadas.
| A quién facturas | Hoy (octubre de 2026) | Cuando se aplique la obligación B2B |
|---|---|---|
| Empresas y autónomos | PDF u otro formato electrónico, si el cliente lo acepta | Formato estructurado (UBL, Facturae, CII o EDIFACT) por una plataforma o por la solución pública de la AEAT |
| Administraciones públicas | Facturae firmada, por FACe u otro punto general de entrada | Sigue el mismo canal |
| Particulares | Papel o PDF | No cambia: la obligación es solo entre empresarios y profesionales |
Si quieres el detalle de fechas y de quién está afectado, lo tienes en factura electrónica obligatoria: fechas y a quién afecta.
Qué necesitas antes de emitir la primera
- Un programa de facturación adaptado. Además de generar el formato correcto, tiene que cumplir el reglamento de sistemas de facturación, lo que se conoce como Verifactu. Con la norma vigente, las sociedades deben tenerlo antes del 1 de enero de 2027 y el resto antes del 1 de julio de 2027.
- Tus datos fiscales y una numeración ordenada. Razón social, NIF, domicilio y una serie correlativa. Conviene usar una serie distinta para las facturas rectificativas.
- Certificado electrónico. Lo necesitas para firmar facturas Facturae y para la mayoría de trámites con la Administración. En algunos formularios de la AEAT también sirve Cl@ve.
- Los datos de tus clientes. NIF, nombre o razón social, domicilio y, si es un organismo público, sus códigos DIR3.
Si todavía no tienes programa, en cómo elegir un programa de factura electrónica repasamos criterios, precios orientativos y opciones gratuitas.
Cómo hacer una factura electrónica paso a paso
- Configura tu empresa en el programa. Datos fiscales, logo, tipo de IVA habitual, retención de IRPF si eres profesional y cuenta bancaria para el cobro.
- Da de alta al cliente. Revisa bien el NIF y la razón social: un error en esos datos obliga a hacer una rectificativa.
- Crea la factura. Fecha, concepto claro, unidades, precio, tipo de IVA y, si aplica, retención. El número lo asigna el programa de forma correlativa. Tienes la lista completa de datos obligatorios en qué debe contener una factura electrónica.
- Revísala antes de emitirla. Con un programa adaptado a Verifactu, una factura emitida no se edita: si hay un error, se corrige con una rectificativa o anulando el registro, según el caso.
- Genera el formato que necesita el destinatario. PDF para particulares y para empresas que lo acepten; Facturae para la Administración; UBL u otro formato estructurado cuando llegue la obligación entre empresas.
- Fírmala si hace falta. Las facturas a la Administración deben llevar firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Envíala y guarda el justificante de envío. El email, el acuse de la plataforma o el número de registro de FACe.
- Marca el cobro cuando llegue. Hoy te sirve para controlar impagos; con la obligación B2B, los estados de la factura se comunicarán de forma obligatoria.
Cómo enviar la factura electrónica a tus clientes
Hoy lo habitual es enviar el PDF por email o subirlo al portal de proveedores del cliente. Algunas empresas grandes ya piden formatos estructurados a través de plataformas de intercambio.
Con la obligación B2B habrá dos vías, compatibles entre sí: las plataformas privadas de facturación electrónica, interconectadas entre ellas, y la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria. Esta última está regulada por la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026, que es la que pone en marcha la cuenta atrás de las fechas.
- El acceso a la solución pública es gratuito y permite emitir facturas una a una con un formulario web, identificándote con certificado electrónico o Cl@ve.
- Funciona también como repositorio: las plataformas privadas deben enviarle una copia de cada factura en formato UBL.
- Si tu cliente no ha aceptado expresamente recibir por una plataforma privada, se entiende que recibe por la solución pública.
El receptor tendrá que comunicar si acepta o rechaza la factura y la fecha de pago efectivo, en un máximo de cuatro días naturales sin contar fines de semana ni festivos nacionales. Según la AEAT, esta comunicación de estados se exige desde el 6 de octubre de 2027 a quien facture más de 8 millones, desde el 6 de octubre de 2028 a las demás personas jurídicas y desde el 6 de octubre de 2029 a los autónomos y entidades en atribución de rentas.
Factura electrónica a la Administración: cómo usar FACe
Desde el 15 de enero de 2015, la Ley 25/2013 obliga a las sociedades anónimas, sociedades limitadas, UTE y otras entidades a facturar electrónicamente a las administraciones. Los autónomos no están en esa lista, pero pueden usar el mismo canal. Cada administración puede excluir de la obligación las facturas de hasta 5.000 euros, así que pregunta al organismo.
- Pide los tres códigos DIR3 del organismo: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Suelen venir en el contrato o en el pedido.
- Genera la factura en formato Facturae, que es el estructurado que exige la ley para estas facturas.
- Fírmala con tu certificado electrónico.
- Preséntala en FACe o en el punto general de entrada de tu comunidad autónoma o ayuntamiento, si usan uno propio.
- Consulta el estado en el portal hasta que conste como pagada.
Si no tienes programa que genere Facturae, el servicio MiFacturae del Ministerio para la Transformación Digital permite crear, firmar y enviar facturas a FACe desde el navegador, sin coste. Para firmar necesitas certificado electrónico o DNI electrónico.
Cómo recibir y conservar las facturas electrónicas
Recibir es la otra mitad del proceso. Hoy te llegarán por email, por portales de proveedores o por plataformas. Con la obligación B2B, las recibirás por tu plataforma o por la solución pública, donde podrás consultarlas y descargarlas.
- Guarda el archivo original. Si te llega un XML, conserva el XML, no solo una impresión o una captura.
- Respeta los plazos. Las facturas se conservan durante el plazo de prescripción fiscal, que es de cuatro años, y la documentación de la empresa durante seis años según el Código de Comercio. Lo prudente es quedarse con seis.
- Ordénalas y haz copias. Una carpeta por año y proveedor, con copia de seguridad fuera del ordenador de la oficina.
- Dale acceso a tu gestoría. Muchos programas permiten que la asesoría descargue las facturas emitidas y recibidas sin que tengas que reenviarlas.
Errores habituales al hacer facturas electrónicas
- Saltos en la numeración por borrar facturas o usar varios programas a la vez.
- Retocar el PDF a mano después de emitirlo. Cualquier cambio se hace con una rectificativa.
- Enviar un PDF a la Administración en lugar de una factura Facturae firmada, o hacerlo sin los códigos DIR3. La factura se rechaza y el cobro se retrasa.
- Confundir Verifactu con factura electrónica. Son obligaciones distintas: una afecta al programa con el que facturas y la otra al formato y al envío. Si eres autónomo, lo explicamos en factura electrónica para autónomos.
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